Conditions générales SBüro
Traduction. Seule la version allemande fait foi.
1. Fournisseuse, champ d'application
1.1 La fournisseuse de SBüro est Swiss 3D Surface, Inh. Swirski, entreprise individuelle, Romanshornerstrasse 76b, 9320 Arbon, IDE CHE-429.712.336 («SBüro» ou «nous»). Contact : post@sbuero.ch.
1.2 SBüro s'adresse exclusivement à des entreprises qui utilisent SBüro pour leur activité commerciale («client»). Par l'enregistrement ou l'acceptation, le client confirme qu'il n'utilise pas SBüro à des fins personnelles ou familiales.
1.3 Les présentes CG s'appliquent à l'application web SBüro (app.sbuero.ch), y compris le site web, les interfaces (p. ex. connexion d'une IA du client, abonnement au calendrier, Sicherungsbox (boîte de sauvegarde)) et le support. Les conditions divergentes du client ne s'appliquent que si SBüro les a confirmées par écrit.
1.4 Le contrat de sous-traitance (annexe 1) fait partie intégrante des présentes CG. La déclaration de protection des données publiée sur sbuero.ch s'applique aux données propres de SBüro.
2. Prestations
2.1 SBüro met à disposition un logiciel de bureau sur abonnement : offres (y compris avec calcul guidé), factures avec section paiement QR, notes de crédit, rappels de paiement, délais et calendrier, gestion des clients et des articles, dépôt de fichiers bancaires et de pièces jointes, casier de validation («rien sans OK»), envoi après l'OK et export (aussi pour la ou le fiduciaire du client). Des personnages (agentes et agents) préparent les travaux sous forme de projets que le client reprend avec son OK ; ils travaillent avec l'IA du client (ch. 2.5). Selon le forfait et la réservation s'ajoutent des modules : comptabilité et rapprochement bancaire, achats (comparaison de prix), vente ainsi que marketing et médias sociaux ; l'accompagnement d'une création d'entreprise est prévu et n'est pas encore réservable. Les fonctions et prix par forfait figurent sur sbuero.ch ; les fonctions désignées comme «prévues» ne sont pas dues.
2.2 Un outil, pas un expéditeur : chaque document n'est validé ou envoyé qu'après un OK exprès du client. Sans OK, SBüro n'envoie rien. Les aides au calcul (p. ex. calcul, recettes & dépenses) sont des outils ; les saisies, catégories et taux sont choisis par le client.
2.3 Aucun conseil : SBüro ne fournit aucun conseil fiscal, juridique, fiduciaire ou comptable.
2.3a Les figures sont des fonctions du logiciel. Les figures (agentes et agents) sont des fonctions de SBüro qui préparent des projets ; ce ne sont pas des personnes. Elles ne sont pas des spécialistes du droit, de la fiduciaire, de la comptabilité ou de la fiscalité, ni un organe de révision, et n'exercent aucune de ces activités. Les noms, visages et désignations de rôle (p. ex. « Comptabilité », « Textes juridiques », « Administrations & documents ») désignent uniquement la fonction. Chaque résultat est une proposition que le client vérifie avant son OK (ch. 2.2 et 2.5). Pour les questions juridiques, fiscales ou comptables, le client fait appel à une personne spécialisée. Le client envoie les courriers aux administrations et autorités en son propre nom ; l'expéditeur et la responsabilité du contenu et des délais incombent au client.
2.4 La comptabilité et la conservation restent du ressort du client. Le client demeure responsable de sa comptabilité, de sa TVA et de la conservation de ses livres de comptes et pièces justificatives (art. 957 ss CO, en particulier art. 958f CO). SBüro fournit à cet effet l'export. SBüro ne garantit pas que le classement dans SBüro satisfait aux exigences de l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) en matière de conservation.
2.5 IA du client (condition) : pour le travail des personnages, le client connecte sa propre IA (propre abonnement ou propre clé auprès d'un fournisseur d'IA, à ses frais). Une IA en version entreprise ou professionnelle avec mode de réflexion étendu (raisonnement) est une condition. Les tâches exigeantes — notamment la comptabilité, la TVA, les courriers aux autorités et les calculs — supposent une telle IA. Avec une version de base ou gratuite, les personnages ne travaillent que de manière limitée ; la qualité des projets dépend de l'IA choisie. Le client choisit et paie lui-même son IA et est responsable de ce choix. Si le client connecte sa propre clé, SBüro choisit le modèle de ce fournisseur adapté à chaque tâche ; s'il connecte son propre programme d'IA, le modèle et les réglages relèvent du client. SBüro n'est pas partie au contrat avec le fournisseur d'IA et ne répond pas des propositions ou contenus de l'IA connectée par le client, en particulier pas des résultats d'une version de base ou gratuite (ch. 8.3, sous réserve du ch. 8.1). Chaque projet reste une proposition que le client vérifie avant l'OK (ch. 2.2 et 2.3) ; rien ne sort sans l'OK du client. L'IA ne peut lire que ce que le client autorise et n'établir que des projets ou des propositions ; les prix d'achat ne sont pas visibles pour l'IA, sauf dans le module Achats, si le client le réserve (comparaison de prix). Si le client connecte sa boîte aux lettres, SBüro lit les e-mails entrants en lecture seule ; rien n'est supprimé, déplacé ni répondu.
2.6 Support : par e-mail à post@sbuero.ch. Nous répondons en règle générale dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables (objectif, pas un engagement). Les accès de SBüro aux données du client n'ont lieu que pour un motif et sont consignés dans le journal du client (ch. 7.4).
3. Compte, utilisateurs, accès
3.1 Les entreprises s'enregistrent elles-mêmes sur sbuero.ch (raison sociale, IDE, adresse, e-mail) ou sont invitées par l'exploitant. SBüro vérifie l'IDE dans le registre IDE public ; si l'IDE et la raison sociale concordent, l'accès est configuré immédiatement après la confirmation de l'adresse e-mail, sinon après une vérification par SBüro. SBüro peut refuser un enregistrement sans indication de motifs.
3.2 Utilisateurs et appareils : chaque utilisateur dispose d'un accès personnel ; les accès ne doivent pas être partagés. Par utilisateur, un ordinateur et un téléphone peuvent être connectés simultanément ; si un autre appareil du même type se connecte, le plus ancien est déconnecté. Le nombre d'utilisateurs dépend du forfait. Un téléphone peut être connecté depuis l'ordinateur connecté au moyen d'un code QR à usage unique ; il reste connecté jusqu'à 90 jours ou jusqu'à ce que le client le déconnecte dans les paramètres.
3.3 Accès fiduciaire : le client peut donner un accès en lecture à trois fiduciaires au maximum (pour une durée déterminée ou indéterminée, révocable en tout temps). Ceux-ci confirment la confidentialité et la protection des données lors de la première connexion ; ils ne sont pas parties au contrat. Le client est responsable de leur choix et du retrait de l'accès.
3.4 Authentification à deux facteurs : un second facteur (code d'une application d'authentification) est obligatoire pour les titulaires et les fiduciaires, facultatif pour les collaboratrices et collaborateurs. Le client conserve les codes d'accès et de récupération en lieu sûr et séparément du téléphone.
3.5 Perte du second facteur : une réinitialisation n'est effectuée que par SBüro, après rappel au numéro de sécurité enregistré chez le client et vérification de l'IDE ; elle est inscrite dans le journal du client et communiquée par e-mail aux titulaires. Le client tient le numéro de sécurité à jour.
3.6 Le client informe SBüro sans délai s'il soupçonne un usage abusif de son accès.
4. Obligations du client
4.1 Le client est responsable de l'exactitude de ses données de base (raison sociale, IDE, numéro TVA, IBAN), des contenus, des prix, des destinataires et de chaque validation. Chaque OK est une décision du client.
4.2 Le client ne traite dans SBüro que des données personnelles qu'il est en droit de traiter et informe ses clientes et clients conformément à la loi sur la protection des données.
4.3 Ne sont pas admis : (a) les données personnelles sensibles en grande quantité (p. ex. données de santé de patientes et de patients) ; (b) les entreprises dont les données sont soumises à un secret professionnel au sens de l'art. 321 CP (p. ex. cabinets médicaux, études d'avocats, études de notaires), ainsi que les fiduciaires. SBüro n'est pas conçu à cet effet.
4.4 Le client exporte lui-même régulièrement ses données, en particulier pour ses obligations de conservation.
4.5 Le client envoie de la publicité à des tiers sous sa propre responsabilité et respecte en particulier l'art. 3, al. 1, let. o LCD.
5. Prix, abonnement, paiement
5.1 Les prix et forfaits applicables sont ceux publiés sur sbuero.ch ou figurant dans l'accord pilote au moment de la conclusion ou du renouvellement. Offre de lancement (pilote) : les 20 premières entreprises qui s'inscrivent jusqu'au 31 décembre 2026 et concluent un abonnement reçoivent gratuitement, pendant 6 mois dès le début de l'abonnement, trois agents supplémentaires en plus du forfait souscrit ainsi que le module Comptabilité & rapprochement bancaire ; le forfait est facturé au prix normal. SBüro rappelle au client la fin du pilote 30 jours à l'avance par e-mail et par un message dans l'application. Après le pilote, rien n'est prolongé à titre payant, sauf si le client choisit expressément « Conserver » dans l'application : les agents supplémentaires et le module continuent alors dès la période de facturation suivante aux prix normaux selon sbuero.ch. Sans ce choix, ils se désactivent automatiquement après le pilote, sans frais ; les données du client sont conservées. Les retours du client pendant le pilote sont réglés par l'accord pilote. La fournisseuse n'est pas assujettie à la TVA ; aucune TVA n'est indiquée sur les factures. Si elle devient assujettie, cela vaut modification de prix au sens du ch. 5.4.
5.2 Période d'essai (si proposée) : les nouvelles entreprises peuvent tester SBüro gratuitement pendant 14 jours dans une version d'essai limitée. La période d'essai prend fin d'elle-même ; un abonnement n'est conclu que si le client le souscrit expressément et le paie. Sans souscription, le client peut encore lire et exporter ses données pendant 30 jours après la fin de la période d'essai. Ensuite, SBüro annonce la suppression par e-mail à l'adresse de la ou du titulaire et supprime les données du compte d'essai après 14 jours supplémentaires. Les obligations légales de conservation du client restent de sa responsabilité ; il effectue son export au préalable.
5.3 Durée et résiliation : l'abonnement est mensuel, semestriel ou annuel et se renouvelle automatiquement pour la même durée. Le client peut résilier en tout temps pour la fin d'un mois civil ; en cas de paiement anticipé semestriel ou annuel, la période payée n'est pas remboursée. SBüro peut résilier moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d'une période.
5.4 Les modifications de prix sont annoncées par SBüro par écrit (e-mail ou message dans l'application) au moins 30 jours à l'avance ; elles s'appliquent dès le renouvellement suivant. Le client peut résilier pour cette date.
5.5 Paiement anticipé : SBüro établit la facture avec section paiement QR 7 jours avant le début de la période d'abonnement suivante ; elle est exigible au début de la période. D'autres modes de paiement seront annoncés avant leur introduction.
5.6 Défaut de paiement : rappels 7 jours avant l'échéance et le jour de l'échéance, puis 1, 7 et 12 jours après. Dès 12 jours après l'échéance, le compte est bloqué (lecture, export et paiement uniquement). 42 jours après l'échéance, le compte est fermé (paiement et export uniquement). 90 jours après la fermeture, les données sont supprimées après un préavis de 14 jours. L'export reste possible jusqu'à la suppression. Les rappels apparaissent dans l'application et sont en outre envoyés par e-mail à la ou au titulaire.
5.7 Bonus de fidélité : après chaque période de 12 mois d'abonnement payé, le client peut choisir dans l'application un bonus de fidélité : un agent supplémentaire pendant 12 mois ou un mois sans prix du forfait. Le bonus n'a pas de valeur en espèces, n'est pas transmissible et expire s'il n'est pas choisi dans les 60 jours.
6. Disponibilité, maintenance, modifications
6.1 SBüro s'efforce d'assurer une haute disponibilité, mais ne garantit aucune disponibilité déterminée.
6.2 Les travaux de maintenance ont lieu si possible pendant la fenêtre de maintenance (dimanche dès 22 h 00). Les mises à jour de sécurité urgentes peuvent intervenir en tout temps.
6.3 SBüro développe le logiciel. Les restrictions importantes de fonctions existantes sont annoncées 30 jours à l'avance ; le client peut résilier pour cette date.
7. Protection et sécurité des données
7.1 Pour les données personnelles que le client traite dans SBüro (en particulier les données de ses clientes et clients), le client est responsable du traitement et SBüro est sous-traitante ; le contrat de sous-traitance (annexe 1) s'applique.
7.2 Pour les données de compte et de contrat du client, SBüro est responsable du traitement ; la déclaration de protection des données s'applique.
7.3 Lieu de stockage : les données se trouvent sur un serveur aux Pays-Bas (UE). Le Conseil fédéral a constaté que les Pays-Bas offrent un niveau de protection des données adéquat (annexe 1 de l'ordonnance sur la protection des données, OPDo). Un changement de fournisseur de serveur est annoncé conformément au contrat de sous-traitance. La liste des sous-traitants ultérieurs figure dans le contrat de sous-traitance (annexe B).
7.4 Journal des accès de l'exploitant : tout accès de SBüro aux données du client au moyen des fonctions d'exploitant (support, validation, paiement, numéro de sécurité, activation de modules) n'a lieu que pour un motif et est inscrit dans un journal que le client peut consulter et exporter. Limite honnête : une personne disposant d'un accès technique complet au serveur pourrait contourner un journal dans la base de données ; SBüro journalise en outre les connexions à la base de données en dehors de celle-ci (conservation 12 mois).
7.5 SBüro annonce au client dans les meilleurs délais toute violation de la sécurité des données concernant ses données (art. 24, al. 3 LPD).
7.6 SBüro effectue chaque jour une sauvegarde chiffrée et en vérifie automatiquement la restauration. La restauration d'un état déterminé des données n'est pas garantie (voir ch. 4.4).
7.7 SBüro n'utilise pas les données du client à ses propres fins, en particulier ni pour de la publicité ni pour l'entraînement de modèles d'IA.
7.8 Voix : lorsque SBüro lit des réponses à haute voix, le texte est converti en parole sur le serveur de SBüro ; lorsque le client connecte un téléphone et y parle, l'enregistrement est converti en texte sur le serveur de SBüro. Les deux se font sans autre prestataire que le fournisseur de serveur mentionné dans le contrat de sous-traitance ; les enregistrements et les sorties vocales ne sont pas conservés. Sur demande, l'appareil utilise sa propre fonction vocale.
8. Responsabilité
8.1 SBüro répond, conformément aux dispositions légales, des dommages qu'elle cause intentionnellement ou par négligence grave.
8.2 Pour le surplus, la responsabilité est limitée au montant que le client a payé pour l'abonnement durant les 12 mois précédant l'événement dommageable. Sont exclues — dans la mesure permise par la loi — la responsabilité pour les dommages indirects et consécutifs, le gain manqué, la perte de données (pour autant que SBüro ait effectué la sauvegarde selon le ch. 7.6) ainsi que pour les dommages résultant des contenus, prix, catégories, taux, destinataires ou validations du client.
8.3 SBüro ne répond pas des problèmes de remise (filtres anti-spam, adresses erronées, défaillance chez le destinataire), y compris pour les rappels de paiement validés par le client, ni des propositions ou contenus d'une IA ou d'une application de calendrier connectée par le client ainsi que d'autres services connectés par le client lui-même (p. ex. planificateur de médias sociaux, boîte aux lettres du client) — sous réserve du ch. 8.1.
8.4 La responsabilité pour les auxiliaires est limitée dans la même mesure (art. 101, al. 2 CO).
8.5 SBüro n'assume aucune garantie et aucune peine conventionnelle.
9. Droits sur le logiciel et les données
9.1 Tous les droits sur le logiciel restent à SBüro. Pour la durée de l'abonnement, le client obtient le droit non transmissible d'utiliser SBüro pour son entreprise. La revente et l'utilisation pour des tiers ne sont pas autorisées.
9.2 Les données du client appartiennent au client. SBüro ne les utilise que pour fournir la prestation (contrat de sous-traitance).
10. Durée et fin du contrat
10.1 Le contrat débute avec l'acceptation des présentes CG et court conformément au ch. 5.3.
10.2 Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat pour de justes motifs. Constitue notamment un juste motif pour SBüro une violation du ch. 4.3.
10.3 Après la fin du contrat, le client peut exporter ses données pendant 30 jours. Ensuite, SBüro supprime les données du client ; les sauvegardes chiffrées expirent à l'échéance de leur durée de conservation (au maximum environ 12 mois, contrat de sous-traitance ch. 8).
11. Modifications des présentes CG
11.1 SBüro peut modifier les présentes CG. Les nouvelles versions sont annoncées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et doivent être acceptées expressément dans l'application (la version, la date, l'heure et l'utilisateur sont enregistrés). Sans acceptation, la lecture et l'export restent possibles, les fonctions d'écriture sont bloquées. Le client peut résilier pour la date d'entrée en vigueur.
12. Langue, droit applicable, for
12.1 Les présentes CG existent en allemand, en français, en italien et en anglais ; la version allemande fait foi.
12.2 Le droit suisse est applicable, à l'exclusion de la Convention de Vienne (CVIM).
12.3 Le for est à Arbon.
13. Sicherungsbox et mise en place
13.1 Sicherungsbox : si le client commande la Sicherungsbox, un programme installé sur son ordinateur récupère une copie chiffrée de ses données et l'enregistre sur un disque chez le client. Le client crée et conserve la clé d'accès ; SBüro ne connaît qu'une valeur de contrôle et ne peut pas restaurer la clé. La remise des données au client lui-même ne constitue pas une communication à des tiers.
13.2 Le client est responsable du disque et de la clé. SBüro ne répond pas de la perte, du vol ou de l'endommagement du disque ou de la clé chez le client — sous réserve du ch. 8.1.
13.3 Mise en place : la mise en place s'effectue conjointement par partage d'écran ; le client clique lui-même. Les conditions de l'offre ou de l'accord pilote s'appliquent.