Condizioni generali (CG) SBüro
Traduzione. Fa fede unicamente la versione tedesca.
1. Fornitrice, campo d'applicazione
1.1 La fornitrice di SBüro è Swiss 3D Surface, Inh. Swirski, impresa individuale, Romanshornerstrasse 76b, 9320 Arbon, IDI CHE-429.712.336 («SBüro» o «noi»). Contatto: post@sbuero.ch.
1.2 SBüro si rivolge esclusivamente a imprese che utilizzano SBüro per la loro attività commerciale («cliente»). Con la registrazione o l'accettazione il cliente conferma di non utilizzare SBüro per uso personale o familiare.
1.3 Le presenti CG si applicano all'applicazione web SBüro (app.sbuero.ch), compresi il sito web, le interfacce (p. es. collegamento di un'IA del cliente, abbonamento al calendario, Sicherungsbox (box di backup)) e il supporto. Condizioni divergenti del cliente si applicano solo se SBüro le conferma per iscritto.
1.4 Il contratto di trattamento dei dati su mandato (allegato 1) è parte integrante delle presenti CG. Per i dati propri di SBüro si applica l'informativa sulla protezione dei dati pubblicata su sbuero.ch.
2. Prestazioni
2.1 SBüro mette a disposizione un software per l'ufficio in abbonamento: offerte (anche con calcolo guidato), fatture con sezione di pagamento QR, note di credito, solleciti di pagamento, scadenze e calendario, gestione di clienti e articoli, archivio per file bancari e allegati, cassetto di approvazione («niente senza OK»), invio dopo l'OK ed esportazione (anche per la o il fiduciario del cliente). I personaggi (agenti) preparano i lavori come bozze che il cliente riprende con il suo OK; lavorano con l'IA del cliente (cifra 2.5). A seconda del pacchetto e della prenotazione si aggiungono moduli: contabilità e riconciliazione bancaria, acquisti (confronto prezzi), vendita nonché marketing e social media; l'accompagnamento della costituzione di un'azienda è previsto e non ancora prenotabile. Funzioni e prezzi per pacchetto sono indicati su sbuero.ch; le funzioni indicate come «previste» non sono dovute.
2.2 Strumento, non mittente: ogni documento viene approvato o inviato solo dopo un OK esplicito del cliente. Senza OK SBüro non invia nulla. Gli strumenti di calcolo (p. es. calcolo dei prezzi, Entrate & uscite) sono ausili; immissioni, categorie e aliquote sono scelte dal cliente.
2.3 Nessuna consulenza: SBüro non fornisce consulenza fiscale, giuridica, fiduciaria o contabile.
2.3a Le figure sono funzioni del software. Le figure (agenti) sono funzioni di SBüro che preparano bozze; non sono persone. Non sono specialisti in diritto, fiduciaria, contabilità o fisco né un ufficio di revisione e non esercitano nessuna di queste attività. Nomi, volti e designazioni di ruolo (p. es. «Contabilità», «Testi legali», «Uffici & documenti») indicano solo la funzione. Ogni risultato è una proposta che il cliente verifica prima del suo OK (cifre 2.2 e 2.5). Per questioni legali, fiscali o contabili il cliente si rivolge a una persona specializzata. Il cliente invia le lettere a uffici e autorità a proprio nome; mittente e responsabilità per contenuto e termini spettano al cliente.
2.4 La contabilità e la conservazione restano a carico del cliente. Il cliente resta responsabile della propria contabilità, della propria IVA e della conservazione dei propri libri di commercio e giustificativi (art. 957 segg. CO, in particolare art. 958f CO). A tale scopo SBüro fornisce l'esportazione. SBüro non garantisce che l'archiviazione in SBüro soddisfi i requisiti dell'ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OIAc) in materia di conservazione.
2.5 IA del cliente (presupposto): per il lavoro dei personaggi il cliente collega la propria IA (abbonamento proprio o chiave propria presso un fornitore di IA, a proprie spese). Presupposto è un'IA in versione aziendale o professionale con modalità di ragionamento esteso (reasoning). I compiti impegnativi — in particolare contabilità, IVA, scritti alle autorità e calcoli — presuppongono un'IA di questo tipo. Con una versione di base o gratuita i personaggi lavorano solo in modo limitato; la qualità delle bozze dipende dall'IA scelta. Il cliente sceglie e paga da sé la propria IA ed è responsabile di questa scelta. Se il cliente collega una propria chiave, SBüro sceglie il modello di questo fornitore adatto al singolo compito; se collega il proprio programma di IA, modello e impostazioni spettano al cliente. SBüro non è parte del contratto con il fornitore di IA e non risponde di proposte o contenuti dell'IA collegata dal cliente, in particolare non dei risultati di una versione di base o gratuita (cifra 8.3, riservata la cifra 8.1). Ogni bozza resta una proposta che il cliente verifica prima dell'OK (cifre 2.2 e 2.3); nulla esce senza l'OK del cliente. L'IA può leggere solo ciò che il cliente autorizza e creare solo bozze o proposte; i prezzi d'acquisto non sono visibili per l'IA, tranne nel modulo Acquisti, se il cliente lo prenota (confronto prezzi). Se il cliente collega la propria casella di posta, SBüro legge le e-mail in arrivo in sola lettura; nulla viene cancellato, spostato o risposto.
2.6 Supporto: per e-mail a post@sbuero.ch. Di regola rispondiamo entro 1–2 giorni lavorativi (obiettivo, non impegno). Gli accessi di SBüro ai dati del cliente avvengono solo per un motivo e vengono registrati nel protocollo presso il cliente (cifra 7.4).
3. Conto, utenti, accesso
3.1 Le aziende si registrano autonomamente su sbuero.ch (ragione sociale, IDI, indirizzo, e-mail) oppure vengono invitate dal gestore. SBüro verifica l'IDI nel registro IDI pubblico; se IDI e ragione sociale corrispondono, l'accesso viene configurato subito dopo la conferma dell'indirizzo e-mail, altrimenti dopo una verifica da parte di SBüro. SBüro può rifiutare una registrazione senza indicarne i motivi.
3.2 Utenti e dispositivi: ogni utente dispone di un accesso personale; gli accessi non possono essere condivisi. Per ogni utente possono essere connessi contemporaneamente un computer e un telefono; se si connette un ulteriore dispositivo dello stesso tipo, quello connesso da più tempo viene disconnesso. Il numero di utenti dipende dal pacchetto. Un telefono può essere collegato dal computer connesso tramite un codice QR monouso; rimane connesso fino a 90 giorni o finché il cliente non lo scollega nelle impostazioni.
3.3 Accesso fiduciario: il cliente può concedere un accesso in sola lettura a un massimo di tre fiduciarie o fiduciari (a tempo determinato o indeterminato, revocabile in qualsiasi momento). Al primo login confermano la riservatezza e la protezione dei dati; non sono parte del contratto. Il cliente è responsabile della scelta e della revoca.
3.4 Autenticazione a due fattori: per le titolari e i titolari nonché per le fiduciarie e i fiduciari un secondo fattore (codice da un'app di autenticazione) è obbligatorio, per le collaboratrici e i collaboratori è facoltativo. Il cliente conserva i codici di accesso e di ripristino in modo sicuro e separato dal telefono.
3.5 Perdita del secondo fattore: un ripristino è effettuato solo da SBüro dopo una richiamata al numero di sicurezza depositato dal cliente e la verifica dell'IDI; esso viene registrato nel protocollo del cliente e comunicato per e-mail alle titolari e ai titolari. Il cliente mantiene aggiornato il numero di sicurezza.
3.6 Il cliente informa senza indugio SBüro se sospetta un abuso del proprio accesso.
4. Obblighi del cliente
4.1 Il cliente è responsabile dell'esattezza dei propri dati di base (ditta, IDI, numero IVA, IBAN), dei contenuti, dei prezzi, dei destinatari e di ogni approvazione. Ogni OK è una decisione del cliente.
4.2 Il cliente tratta in SBüro solo dati personali che è autorizzato a trattare lecitamente e informa le proprie clienti e i propri clienti conformemente alla legge federale sulla protezione dei dati (LPD).
4.3 Non sono ammessi: (a) dati personali degni di particolare protezione in ampia misura (p. es. dati sanitari di pazienti); (b) aziende i cui dati sono soggetti a un segreto professionale ai sensi dell'art. 321 CP (p. es. studi medici, studi legali, studi notarili), nonché studi fiduciari. SBüro non è concepito per tali casi.
4.4 Il cliente esporta regolarmente i propri dati, in particolare per adempiere i propri obblighi di conservazione.
4.5 Il cliente invia pubblicità a terzi sotto la propria responsabilità e rispetta in particolare l'art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl.
5. Prezzi, abbonamento, pagamento
5.1 Si applicano i prezzi e i pacchetti indicati su sbuero.ch o nell'accordo pilota al momento della conclusione o del rinnovo. Offerta di lancio (pilota): le prime 20 aziende che si iscrivono entro il 31 dicembre 2026 e concludono un abbonamento ricevono gratuitamente, per 6 mesi dall'inizio dell'abbonamento, tre agenti supplementari oltre al pacchetto prenotato e il modulo Contabilità & riconciliazione bancaria; il pacchetto è fatturato al prezzo normale. SBüro ricorda al cliente la fine del pilota 30 giorni prima per e-mail e con un messaggio nell'app. Dopo il pilota nulla viene prolungato a pagamento, salvo che il cliente scelga espressamente «Mantenere» nell'app: in tal caso gli agenti supplementari e il modulo continuano dal periodo di fatturazione successivo ai prezzi normali secondo sbuero.ch. Senza questa scelta si disattivano automaticamente dopo il pilota, senza costi; i dati del cliente sono conservati. I riscontri del cliente durante il pilota sono disciplinati dall'accordo pilota. La fornitrice non è assoggettata all'IVA; sulle fatture non è indicata l'IVA. Se diventa assoggettata, ciò vale come modifica di prezzo ai sensi della cifra 5.4.
5.2 Periodo di prova (se offerto): le nuove aziende possono provare SBüro gratuitamente per 14 giorni in una versione di prova limitata. Il periodo di prova termina da sé; un abbonamento nasce solo se il cliente lo sottoscrive espressamente e lo paga. Senza sottoscrizione il cliente può ancora leggere ed esportare i propri dati per 30 giorni dopo la fine del periodo di prova. In seguito SBüro annuncia la cancellazione per e-mail all'indirizzo della o del titolare e cancella i dati del conto di prova dopo ulteriori 14 giorni. Gli obblighi legali di conservazione del cliente restano di sua competenza; egli provvede prima alla propria esportazione.
5.3 Durata e disdetta: l'abbonamento ha durata mensile, semestrale o annuale e si rinnova automaticamente per la stessa durata. Il cliente può disdirlo in qualsiasi momento per la fine di un mese civile; in caso di pagamento anticipato semestrale o annuale il periodo pagato non viene rimborsato. SBüro può disdirlo con un preavviso di 30 giorni per la fine di un periodo di durata.
5.4 Le modifiche di prezzo sono annunciate da SBüro per iscritto (e-mail o comunicazione nell'app) almeno 30 giorni prima; si applicano a partire dal rinnovo successivo. Il cliente può disdire per tale data.
5.5 Pagamento anticipato: SBüro emette la fattura con sezione di pagamento QR 7 giorni prima dell'inizio del successivo periodo d'abbonamento; essa è esigibile all'inizio del periodo. Altri metodi di pagamento saranno annunciati prima della loro introduzione.
5.6 Mancato pagamento: promemoria 7 giorni prima e il giorno della scadenza nonché 1, 7 e 12 giorni dopo. A partire da 12 giorni dopo la scadenza il conto è bloccato (solo lettura, esportazione e pagamento). 42 giorni dopo la scadenza il conto viene chiuso (ancora solo pagamento ed esportazione). 90 giorni dopo la chiusura i dati vengono cancellati previo preavviso di 14 giorni. L'esportazione resta possibile fino alla cancellazione. I promemoria compaiono nell'app e vengono inoltre inviati per e-mail alla o al titolare.
5.7 Bonus fedeltà: dopo ogni periodo di 12 mesi di abbonamento pagato, il cliente può scegliere nell'app un bonus fedeltà: un agente supplementare per 12 mesi oppure un mese senza prezzo del pacchetto. Il bonus non ha valore in contanti, non è trasferibile e scade se non viene scelto entro 60 giorni.
6. Disponibilità, manutenzione, modifiche
6.1 SBüro si adopera per un'elevata disponibilità, ma non garantisce una disponibilità determinata.
6.2 I lavori di manutenzione si svolgono, se possibile, nella finestra di manutenzione (domenica dalle 22:00). Aggiornamenti di sicurezza urgenti possono essere effettuati in qualsiasi momento.
6.3 SBüro sviluppa ulteriormente il software. Limitazioni sostanziali di funzioni esistenti vengono annunciate con 30 giorni di anticipo; il cliente può disdire per tale data.
7. Protezione e sicurezza dei dati
7.1 Per i dati personali che il cliente tratta in SBüro (in particolare i dati delle sue clienti e dei suoi clienti) il cliente è titolare del trattamento e SBüro è responsabile del trattamento (incaricata); si applica il contratto di trattamento dei dati su mandato (allegato 1).
7.2 Per i dati del conto e del contratto del cliente SBüro è titolare del trattamento; si applica l'informativa sulla protezione dei dati.
7.3 Luogo di archiviazione: i dati si trovano su un server nei Paesi Bassi (UE). Il Consiglio federale ha accertato che i Paesi Bassi garantiscono una protezione adeguata dei dati (allegato 1 dell'ordinanza sulla protezione dei dati, OPDa). Un cambio del fornitore del server viene annunciato conformemente al contratto di trattamento dei dati su mandato. L'elenco dei subresponsabili del trattamento figura nel contratto di trattamento dei dati su mandato (allegato B).
7.4 Protocollo degli accessi del gestore: ogni accesso di SBüro ai dati del cliente tramite le funzioni del gestore (supporto, approvazione, pagamento, numero di sicurezza, attivazione di moduli) avviene solo per un motivo e viene registrato in un protocollo che il cliente può consultare ed esportare. Limite dichiarato onestamente: chi dispone del pieno accesso tecnico al server potrebbe aggirare un protocollo nella banca dati; SBüro registra inoltre le connessioni alla banca dati al di fuori della banca dati (conservazione 12 mesi).
7.5 SBüro notifica al cliente il più rapidamente possibile ogni violazione della sicurezza dei dati che concerne i suoi dati (art. 24 cpv. 3 LPD).
7.6 SBüro esegue quotidianamente un backup cifrato e ne verifica automaticamente il ripristino. Il ripristino di uno stato determinato dei dati non è garantito (v. cifra 4.4).
7.7 SBüro non utilizza i dati del cliente per scopi propri, in particolare né per pubblicità né per l'addestramento di modelli di IA.
7.8 Voce: quando SBüro legge ad alta voce le risposte, il testo viene convertito in voce sul server di SBüro; quando il cliente collega un telefono e vi parla, la registrazione viene convertita in testo sul server di SBüro. Entrambe le operazioni avvengono senza altri fornitori di servizi oltre al fornitore del server indicato nel contratto sul trattamento dei dati; registrazioni e uscite vocali non vengono conservate. Su richiesta il dispositivo usa la propria funzione vocale.
8. Responsabilità
8.1 SBüro risponde dei danni causati intenzionalmente o per negligenza grave secondo le disposizioni di legge.
8.2 Per il resto la responsabilità è limitata all'importo che il cliente ha pagato per l'abbonamento nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso. Sono esclusi — nella misura consentita dalla legge — la responsabilità per danni indiretti e danni conseguenti, lucro cessante, perdita di dati (purché SBüro abbia eseguito il backup secondo la cifra 7.6) nonché per danni derivanti da contenuti, prezzi, categorie, aliquote, destinatari o approvazioni del cliente.
8.3 SBüro non risponde di problemi di recapito (filtri antispam, indirizzi errati, guasti presso il destinatario), nemmeno per solleciti di pagamento approvati dal cliente, né di proposte o contenuti di un'IA o di un'app di calendario collegata dal cliente nonché di altri servizi collegati dal cliente stesso (p. es. pianificatore di social media, casella di posta del cliente) — riservata la cifra 8.1.
8.4 La responsabilità per gli ausiliari è limitata nella stessa misura (art. 101 cpv. 2 CO).
8.5 SBüro non assume garanzie né pene convenzionali.
9. Diritti sul software e sui dati
9.1 Tutti i diritti sul software restano a SBüro. Per la durata dell'abbonamento il cliente riceve il diritto non trasferibile di utilizzare SBüro per la propria azienda. La rivendita e l'utilizzo per terzi non sono consentiti.
9.2 I dati del cliente appartengono al cliente. SBüro li utilizza solo per fornire la prestazione (contratto di trattamento dei dati su mandato).
10. Durata e cessazione
10.1 Il contratto inizia con l'accettazione delle presenti CG e decorre secondo la cifra 5.3.
10.2 Entrambe le parti possono disdire il contratto senza preavviso per motivi gravi. Costituisce motivo grave per SBüro in particolare una violazione della cifra 4.3.
10.3 Dopo la fine del contratto il cliente può esportare i propri dati per 30 giorni. In seguito SBüro cancella i dati del cliente; i backup cifrati scadono al termine della loro durata di conservazione (al massimo circa 12 mesi, contratto di trattamento dei dati su mandato, cifra 8).
11. Modifiche delle presenti CG
11.1 SBüro può modificare le presenti CG. Le nuove versioni vengono annunciate almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore e devono essere accettate esplicitamente nell'app (versione, data, ora e utente vengono salvati). Senza accettazione restano possibili la lettura e l'esportazione, le funzioni di scrittura sono bloccate. Il cliente può disdire per la data dell'entrata in vigore.
12. Lingua, diritto applicabile, foro competente
12.1 Le presenti CG sono disponibili in tedesco, francese, italiano e inglese; fa fede la versione tedesca.
12.2 Si applica il diritto svizzero, con esclusione della Convenzione di Vienna sulla compravendita internazionale di merci.
12.3 Il foro competente è Arbon.
13. Sicherungsbox e configurazione iniziale
13.1 Sicherungsbox: se il cliente ordina la Sicherungsbox, un programma sul suo computer scarica una copia cifrata dei suoi dati e la salva su un disco presso il cliente. La chiave d'accesso è generata e custodita dal cliente; SBüro conosce solo un valore di controllo e non può ripristinare la chiave. La consegna dei dati al cliente stesso non costituisce comunicazione a terzi.
13.2 Il cliente è responsabile del disco e della chiave. SBüro non risponde della perdita, del furto o del danneggiamento del disco o della chiave presso il cliente — riservata la cifra 8.1.
13.3 Configurazione iniziale: la configurazione avviene congiuntamente tramite condivisione dello schermo; il cliente clicca personalmente. Si applicano le condizioni dell'offerta o dell'accordo pilota.