Déclaration de protection des données SBüro
Traduction. Seule la version allemande fait foi.
La présente déclaration s'applique au site web sbuero.ch et aux données dont SBüro est elle-même responsable (site web, contact, invitation et enregistrement, compte et contrat des entreprises, connexion, support, e-mails système). Pour les données qu'une entreprise traite dans SBüro au sujet de ses propres clientes et clients, l'entreprise est responsable du traitement ; SBüro les traite sur son mandat (ch. 7).
1. Responsable du traitement
Swiss 3D Surface, Inh. Swirski (entreprise individuelle, fournisseuse de SBüro)
Romanshornerstrasse 76b, 9320 Arbon
IDE CHE-429.712.336 · E-mail : post@sbuero.ch
Aucune conseillère ni aucun conseiller à la protection des données n'a été désigné.
2. Quelles données nous traitons, dans quel but et pendant combien de temps
| Domaine | Données | Finalité | Conservation |
|---|---|---|---|
| Site web | Journal du serveur : adresse IP, moment, page consultée, identifiant du navigateur | Exploitation et sécurité du site web | 14 jours |
| Le site web ne place aucun cookie et ne charge rien depuis des serveurs tiers. | — | — | |
| Contact | Nom, e-mail, contenu de votre message | Réponse | 2 ans après le dernier message |
| Invitation et enregistrement | Raison sociale, IDE, adresse, nom de la ou du titulaire, e-mail, langue, forfait ; résultat de la vérification dans le registre IDE public | Conclusion du contrat ; vérification de l'existence de l'entreprise | enregistrements non finalisés : 90 jours ; sinon comme le compte |
| Compte et contrat | Raison sociale, IDE, adresse, utilisateurs (nom, e-mail, rôle, langue), abonnement, factures d'abonnement et paiements, numéro de sécurité pour le rappel, version acceptée des CG et du contrat de sous-traitance | Exécution du contrat, facturation, protection de l'accès | Durée du contrat ; factures d'abonnement et justificatifs de paiement 10 ans (art. 958f CO) |
| Connexion | Sessions (heure, catégorie d'appareil ordinateur/téléphone) ; second facteur (secret chiffré, codes de récupération uniquement sous forme de hachage) ; cookies nécessaires de l'application (session ; protection contre les formulaires externes, illisible pour les scripts ; étape intermédiaire de l'authentification à deux facteurs ; page de démarrage choisie jusqu'à la fermeture du navigateur ; lors de la connexion d'un téléphone, un cookie de courte durée uniquement pour cette opération) | Accès sécurisé | Session 12 h ; étape intermédiaire 5 min |
| Demandes au bureau | Phrase et réponse de la fonction «Dire» | Travail des figures, affichage dans le bureau (pièces, aperçu du jour, «Signaler une erreur») ; l'exploitant n'y a pas accès | jusqu'à l'effacement par l'entreprise (Paramètres › IA) ; les clics «Non» sur les recommandations et transmissions restent alors 30 jours, pour que le bureau ne propose pas la même chose à nouveau ; au plus tard avec l'entreprise |
| Désinscriptions des relances | Adresse e-mail de la clientèle, moment | plus de relances à cette adresse | tant que l'entreprise existe |
| Journal des accès de l'exploitant | Moment, motif et nature de chaque accès de SBüro aux données d'une entreprise | Traçabilité envers l'entreprise | Durée du contrat, dans l'export de l'entreprise |
| Journal des connexions à la base de données | Moment et nature des connexions techniques à la base de données | Sécurité | 12 mois |
| E-mails système | Adresse du destinataire, objet, contenu, statut de remise des e-mails de l'application (invitation, confirmation d'une adresse de réponse, message de test, avis de sécurité, facture d'abonnement, rappels et blocage de l'abonnement à la ou au titulaire) | Remise, analyse des erreurs, sécurité | 12 mois |
| Version d'essai | valeurs de contrôle irréversibles (hachage, SHA-256) de l'IDE, de l'adresse e-mail et du domaine, sans lien avec l'entreprise | protection contre l'utilisation multiple de l'essai | 26 mois à compter de la confirmation de l'essai (environ 24 mois après la suppression du compte d'essai) |
| Comptes d'essai sans souscription | toutes les données du compte d'essai | essai de SBüro | 30 jours après la fin de l'essai en lecture et export seulement, puis annonce par e-mail et suppression après 14 jours supplémentaires |
| Propre clé d'IA (seulement si enregistrée) | clé de l'entreprise auprès de son fournisseur d'IA, chiffrée ; compteur d'utilisation sans contenu | travail des personnages avec l'IA de l'entreprise | jusqu'à ce que l'entreprise la supprime, au plus tard fin du contrat |
| Boîte aux lettres de l'entreprise (seulement si connectée) | e-mails entrants (lecture seule), données d'accès chiffrées | projets de réponses et d'offres, classement du courrier | e-mails lus comme les autres données de l'entreprise ; données d'accès jusqu'à la déconnexion |
| Voix | Texte des réponses lues à haute voix ; enregistrements vocaux du téléphone connecté | Lecture et saisie vocale, sur le serveur de SBüro sans autre prestataire que le fournisseur de serveur mentionné dans le contrat de sous-traitance | uniquement pendant le traitement, non conservés |
| Pilote (seulement avec convention pilote acceptée) | Réponses au sondage mensuel (satisfaction, choix, court texte) avec utilisateur et mois ; rendez-vous d'entretien choisis ; statistique d'utilisation anonyme : compteurs par jour et par page sans lien avec l'entreprise, sans contenu et sans données des clientes et clients de l'entreprise | Amélioration de SBüro selon la convention pilote (consentement par l'acceptation) ; ni publié ni transmis nominativement | Sondage et rendez-vous jusqu'à la suppression du compte ; compteurs sans référence personnelle |
Nous traitons ces données pour l'exécution du contrat avec l'entreprise, pour la sécurité et pour l'accomplissement d'obligations légales. Nous ne les utilisons ni pour de la publicité de tiers ni pour l'entraînement de modèles d'IA.
3. Destinataires
- Fournisseur de serveur (hébergement de l'application et de la base de données) — Pays-Bas.
- Fournisseur d'e-mail (envoi et réception via post@sbuero.ch) — Italie.
- Registre IDE de l'Office fédéral de la statistique : consultation lors de l'enregistrement (uniquement l'IDE).
- Autorités, uniquement lorsque nous y sommes légalement tenus.
- Uniquement à l'initiative de l'entreprise : si une entreprise connecte sa propre IA (via l'interface ou avec une propre clé que l'entreprise enregistre dans SBüro), celle-ci lit les domaines autorisés par l'entreprise ; les données sont transmises au fournisseur d'IA choisi par l'entreprise (État selon le fournisseur). Si une personne de l'entreprise inscrit son abonnement au calendrier dans une application de calendrier, les rendez-vous sont transmis au fournisseur de cette application (État selon le fournisseur). L'entreprise est responsable de ces communications.
- Prestataire de paiement (seulement si l'entreprise paie son abonnement par carte ou TWINT) : Stripe. Le paiement s'effectue sur la page de paiement de Stripe ; SBüro ne reçoit jamais les données de carte ou TWINT, Stripe communique seulement à SBüro si et quel montant a été payé pour quelle facture d'abonnement. Stripe traite les données de paiement en tant que responsable propre selon sa déclaration de protection des données (stripe.com/en-ch/privacy). Le paiement par QR-facture reste possible.
- Boîte aux lettres de l'entreprise (seulement si l'entreprise la connecte) : SBüro lit les e-mails entrants en lecture seule afin de préparer des projets ; l'entreprise est responsable des contenus (ch. 7).
4. Communication à l'étranger
Les données se trouvent sur un serveur aux Pays-Bas ; les e-mails transitent par des serveurs en Italie. Le Conseil fédéral a constaté que ces deux États offrent un niveau de protection des données adéquat (annexe 1 de l'ordonnance sur la protection des données, OPDo). D'autres communications à l'étranger n'ont lieu que par l'IA ou l'application de calendrier choisie par l'entreprise elle-même (ch. 3). Nous annonçons au préalable dans la présente déclaration tout changement de fournisseur de serveur. Paiements par carte ou TWINT : Stripe peut communiquer des données aux États-Unis ; Stripe, LLC est certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework (pour les entreprises certifiées, le Conseil fédéral a constaté une protection des données adéquate) ; des clauses contractuelles types s'appliquent en complément.
5. Sécurité des données
Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles, notamment : domaines de données séparés par entreprise avec tests automatiques, connexions chiffrées, codes d'accès enregistrés uniquement sous forme de hachage, authentification à deux facteurs pour les titulaires et les fiduciaires, journal visible des accès de l'exploitant, sauvegarde quotidienne chiffrée avec test de restauration. La vue d'ensemble figure dans le contrat de sous-traitance (annexe A).
6. Vos droits
- Droit d'accès à vos données (art. 25 LPD), gratuitement et en règle générale dans un délai de 30 jours.
- Remise ou transmission de vos données dans un format électronique courant (art. 28 LPD).
- Rectification des données inexactes (art. 32, al. 1 LPD).
- Effacement et opposition à un traitement, pour autant qu'aucune obligation de conservation ni aucun contrat ne s'y oppose (art. 6, al. 4 et art. 32, al. 2 LPD).
Demandes à adresser à post@sbuero.ch ; nous pouvons exiger une preuve d'identité. Vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
7. Clientes et clients d'une entreprise
Si vous avez reçu une offre, une facture ou un e-mail d'une entreprise qui utilise SBüro, cette entreprise est responsable de vos données. Adressez-lui vos questions. SBüro ne traite ces données que sur son mandat (contrat de sous-traitance) et ne les utilise pas à ses propres fins.
8. Modifications
Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre traitement change. La version applicable est celle publiée sur sbuero.ch. Version du 30 octobre 2026.
La version allemande fait foi.